La méthode des 5 S est l’une des méthodes japonaises utilisées pour l’amélioration continue.

D’origine japonais, Le terme « 5 S » fait référence à la première lettre de chacune des 5 opérations à accomplir :

Partant du principe que les pertes sont des bénéfices potentiels, éliminer les pertes constitue un gain.

Il n’a pas d’amélioration réelle de productivité ou de qualité si par ailleurs subsistent des gaspillages.

La méthode permet de construire un environnement de travail fonctionnel, régi par des règles simples, précises et efficaces et met l’accent sur la propreté et la bonne organisation des postes de travail.

– 1 – Seiri – Débarrasser « Supprimer l’inutile »

Signifie débarrasser, il faut donc distinguer ce qui est utile et ce qui ne l’est pas en triant et en éliminant. Ainsi, on ne gardera que le strict nécessaire sur le poste de travail et dans son environnement.
La manie d’accumuler et de garder « parce que cela peut servir » ne favorise pas la propreté et l’efficacité du travail.
Le débarras ne consiste pas à tout jeter, mais à comprendre quels sont les éléments utiles au travail à réaliser et à les avoir tout prés. »
Il est donc indispensable de trier, identifier, réemployer, recycler ou jeter. Pour cela,
il faut prendre chaque objet l’un après l’autre en définissant son utilité, sa fréquence d’utilisation et son utilisateur.

Ce pendant il est parfois difficile de définir s’il est utile de conserver ou non un objet

C’est pourquoi on pourra utiliser un système de classification du type ABC ou Le diagramme de PARETO pour mettre en évidence un usage quotidien, hebdomadaire ou mensuel, ou rarissime.

Cela permet de déterminer ce qui mérite effectivement d’’être au poste de travail, ce que l’’on peut en éloigner et ce dont il faut se débarrasser.

– 2 – Seiton – Situer

Signifie ranger, il s’illustre par cette célèbre maxime :« Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ».

Il faut donc disposer les objets de façon à trouver ce qu’’il faut quand il faut.

L’objectif étant d’améliorer l’efficacité et d’augmenter la productivité en éliminant le temps perdu, chaque personne doit être capable de trouver facilement les outils et de les remettre correctement à leur place.

On stocke donc de manière fonctionnelle en utilisant des équipements spécialisés pour le rangement.

On développe des techniques d’affichage, on donne un nom et une place bien définie aux outils en tenant compte de la fréquence d’utilisation.

Le Seiton peut consister à :

• Peindre les sols afin de visualiser les saletés,
• Délimiter visuellement les aires de travail,
• Dessiner le contour des outils sur les tableaux
• Regrouper et repérer les indicateurs (cadrans, jauges, manomètres…)
• Peindre en couleur voyante les leviers, manivelles
• Etc.

– 3 – Seiso – Nettoyer « Scintiller »

Signifie nettoyer, il faut donc éliminer les déchets, les saletés et les objets inutiles pour une propreté irréprochable du poste de travail et son environnement, le rendant ainsi plus agréable pour travailler.
Nettoyer, c’est également détecter plus rapidement les dysfonctionnements et donc prévenir les risques de panne.

Ainsi, dans un environnement propre, une anomalie se détecte plus facilement et plus rapidement grâce au nettoyage régulier.

Pour cela, on peut :

• Diviser l’atelier en zones avec un responsable pour chacune d’elles,
• Nettoyer le poste de travail et son environnement (machines, sols, allées, outils…),
• Identifier et si possible éliminer les causes de salissures,
• Définir ce qui doit être nettoyé, les moyens pour y parvenir et la fréquence de nettoyage.

Il est recommandé de définir des objectifs et un système d’évaluation.

– 4 – Seiketsu – Ordre « Vaincre la résistance au changement »

Il faut combattre la tendance naturelle au laisser-aller et le retour aux anciennes habitudes en mettant au point des méthodes permettant de maintenir cet état et d’éviter les déviations.
Il faut donc définir des règles de management pour que les 5S deviennent une habitude.
Les règles doivent être simples, visuelles ou écrites.

Ainsi, tout individu externe au groupe peut avoir accès à la règle et la comprendre aisément.

Il vaut mieux formaliser les règles et définir standards avec la participation du personnel, ceci afin de :

• Vaincre la résistance au changement
• Garantir l’appropriation du projet
• Faciliter l’adhésion au projet
• Faire appliquer et respecter les règles établies par le personnel lui-même, lors des 3 étapes précédentes.

– 5 – Shitsuke – Rigueur « faire évoluer »

Suivre et faire évoluer.
Dans une démarche d’amélioration continue, il faut surveiller régulièrement l’application des règles, les remettre en mémoire, en corriger les dérives.
En instituant un système de suivi avec affichage d’indicateurs, les désormais « 5S » sont assurés de continuer à vivre, mais aussi de graduellement, le Kaizen.« amélioration continue »
Pour cela il faut,

• Réaliser des autoévaluations,
• Promouvoir l’esprit d’équipe,
• Instituer des règles de comportement,
• Mettre en place une bonne communication
• Valoriser les résultats obtenus

La méthode des 5 S se révèle à l’usage remarquablement efficace, parce qu’elle transforme physiquement l’environnement du poste de travail et parce qu’elle agit profondément sur l’état d’esprit du personnel tous niveaux hiérarchiques confondus.
Comme toute méthode de management, elle nécessite une implication forte de la hiérarchie et une étape d’information et de formation de l’ensemble de l’encadrement.