En cas d’empêchement, le président désigne son représentant parmi les représentants de l’administration exerçant auprès de lui, ou, pour les formations spécialisées de site ou de service, au niveau de proximité, des fonctions de responsabilité. Il en est fait mention au procès-verbal de la réunion.

I. – Lorsqu’il apparaît souhaitable que des questions communes à plusieurs ministères soient examinées par la même instance, les comités sociaux d’administration ministériels concernés peuvent être réunis conjointement, autant de fois que de besoin, par décision des ministres intéressés. La même décision désigne le ou les ministres chargés de la présidence de la séance.

II. – Lorsqu’il apparaît souhaitable que des questions communes aux administrations centrales de différents départements ministériels soient examinées par la même instance, les comités sociaux d’administration centrale de proximité concernés peuvent être réunis conjointement, autant de fois que de besoin, par décision des secrétaires généraux ou directeurs des ressources humaines des administrations centrales intéressés.

III. – Lorsqu’il apparaît souhaitable que des questions communes à plusieurs services déconcentrés de même niveau ou de niveaux différents, relevant d’un ou de différents départements ministériels, soient examinées par la même instance, les comités sociaux d’administration des services concernés peuvent être réunis conjointement, autant de fois que de besoin, par arrêté de la ou des autorités territorialement compétentes ou, le cas échéant, des ministres. Le même arrêté désigne l’autorité chargée de présider la séance qui peut être soit le préfet territorialement compétent, soit un ou des chefs de service déconcentré concernés.

IV. – Lorsqu’il apparaît souhaitable que des questions communes à tout ou partie des établissements publics soient examinées par la même instance, les comités sociaux d’administration des établissements concernés peuvent être réunis conjointement, autant de fois que de besoin, par décision des directeurs ou directeurs généraux intéressés. La même décision désigne le ou les directeurs d’établissement chargé de la présidence.

I. – Le secrétariat de séance des comités sociaux d’administration est assuré par un agent désigné à cet effet.
Un représentant du personnel est désigné par l’assemblée plénière en son sein pour assurer les fonctions de secrétaire adjoint.
Après chaque réunion, il est établi un procès-verbal comprenant le compte rendu des débats et le détail des votes. Ce document est signé par le président, contresigné par le secrétaire et le secrétaire adjoint du comité et transmis dans le délai d’un mois à ses membres. Ce procès-verbal est soumis à l’approbation des membres du comité lors de la séance suivante.

II. – Le secrétaire de la ou des formations spécialisées est désigné par les représentants du personnel qui les composent. Lors de la désignation du secrétaire, est également fixée la durée de son mandat. Le règlement intérieur détermine les modalités de la désignation.
Un agent, désigné par l’autorité auprès de laquelle est placé le comité, assiste aux réunions de la formation spécialisée et en assure le secrétariat administratif.
Après chaque réunion de la formation spécialisée, il est établi un procès-verbal comprenant le compte rendu des débats et le détail des votes. Ce document est signé par le président, contresigné par le secrétaire et transmis dans le délai d’un mois à ses membres. Ce procès-verbal est soumis à l’approbation des membres de la formation spécialisée lors de la séance suivante.

I. – En cas d’urgence ou en cas de circonstances particulières et, dans ce dernier cas, sauf opposition de la majorité des membres représentants du personnel, le président peut décider qu’une réunion sera organisée par conférence audiovisuelle, ou à défaut téléphonique, sous réserve que le président soit techniquement en mesure de veiller, tout au long de la séance, au respect des règles posées au début de celle-ci, afin que :
1° N’assistent que les personnes habilitées à l’être dans le cadre du présent décret. Le dispositif doit permettre l’identification des participants et le respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers ;
2° Chaque membre siégeant avec voix délibérative ait la possibilité de participer effectivement aux débats et aux votes.

II. – En cas d’impossibilité de tenir ces réunions selon les modalités fixées au I, lorsque le comité doit être consulté, le président peut décider qu’une réunion sera organisée par tout procédé assurant l’échange d’écrits transmis par voie électronique. Les observations émises par chacun des membres sont immédiatement communiquées à l’ensemble des autres membres participants ou leur sont accessibles, de façon qu’ils puissent y répondre pendant le délai prévu pour la réunion, afin d’assurer la participation des représentants du personnel.

III. – Les modalités de réunion, d’enregistrement et de conservation des débats ou des échanges ainsi que les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendus par l’instance sont fixées par le règlement intérieur ou, à défaut, par l’instance, en premier point de l’ordre du jour de la réunion. Dans ce dernier cas, un compte rendu écrit détaille les règles déterminées applicables pour la tenue de la réunion.

Lorsqu’un représentant du personnel bénéficie d’un congé pour maternité ou pour adoption, il est remplacé temporairement par une personne désignée selon les modalités prévues au 1° et au 2° de l’article 22.

Le président arrête, après avis du comité et après avoir reçu les propositions de la formation spécialisée du comité et de la formation spécialisée de site ou de service qui lui sont rattachées lorsque ces formations spécialisées existent, le règlement intérieur du comité. Ce règlement est établi selon le règlement type fixé par le ministre chargé de la fonction publique après information du Conseil supérieur de la fonction publique de l’Etat.

I. – Chaque comité social d’administration se réunit au moins deux fois par an, sur convocation de son président, à son initiative, ou dans le délai maximum de deux mois, sur demande écrite de la moitié au moins des représentants titulaires du personnel.
Lorsqu’il n’existe pas de formation spécialisée du comité et en dehors des cas où il se réunit à la suite d’un accident du travail, en présence d’un danger grave et imminent ou pour des raisons exceptionnelles, le comité tient en outre au moins une réunion portant sur les questions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

II. – En dehors des cas mentionnés au second alinéa du I, les formations spécialisées se réunissent au moins une fois par an.

L’acte portant convocation du comité social d’administration fixe l’ordre du jour de la séance. Les questions entrant dans la compétence du comité dont l’examen a été demandé par la moitié au moins des représentants titulaires du personnel sont inscrites à cet ordre du jour. Les points soumis au vote sont spécifiés dans l’ordre du jour.
Le secrétaire de la formation spécialisée est consulté préalablement à la définition de l’ordre du jour de la formation spécialisée et peut proposer l’inscription de points à l’ordre du jour.
L’ordre du jour des séances du comité doit être adressé aux membres du comité par voie électronique au moins quinze jours avant la séance. Ce délai peut être ramené à huit jours en cas d’urgence.
Communication doit être donnée aux membres titulaires et suppléants de l’instance de toutes pièces et documents nécessaires à l’accomplissement de leurs fonctions au plus tard huit jours avant la date de la séance.
Les membres suppléants, lorsqu’ils ne suppléent pas un membre titulaire, peuvent assister aux séances de l’instance au sein de laquelle ils exercent leur suppléance sans pouvoir prendre part aux débats.
Le président, à son initiative ou à la demande de membres titulaires de l’instance concernée, peut convoquer des experts afin qu’ils soient entendus sur un point inscrit à l’ordre du jour.
Les experts ne peuvent assister qu’à la partie des débats, à l’exclusion du vote, relative aux questions pour lesquelles leur présence a été demandée.
Le médecin du travail et les agents mentionnés à l’article 4 du décret n° 82-453 du 28 mai 1982 susvisé assistent aux réunions de la formation spécialisée.
L’inspecteur santé et sécurité au travail peut assister aux travaux de la formation spécialisée. Il est informé des réunions de la ou des formations spécialisées de son champ de compétence et de leur ordre du jour.

La moitié des représentants du personnel doit être présente lors de l’ouverture de la réunion.
Lorsque le quorum n’est pas atteint, une nouvelle convocation est envoyée dans le délai d’au moins huit jours aux membres du comité, qui siège alors valablement sur le même ordre du jour quel que soit le nombre de représentants du personnel présents. Il ne peut alors être fait application des dispositions de l’article 91.
Lorsque des comités sociaux d’administration siègent en formation conjointe conformément aux dispositions des quatrième et cinquième alinéas du II de l’article 18, les conditions de quorum s’apprécient sur la formation conjointe et non sur chacun des comités ou des formations spécialisées la composant.
Lorsque des comités sociaux d’administration siègent en réunion conjointe, en application de l’article 82, les conditions de quorum s’apprécient sur la réunion conjointe et non sur chacun des comités ou des formations spécialisées la composant.

Seuls les représentants du personnel titulaires participent au vote. Les suppléants n’ont voix délibérative qu’en l’absence des titulaires qu’ils remplacent.
Les représentants de l’administration, les experts, le médecin du travail, les agents mentionnés à l’article 4 du décret n° 82-453 du 28 mai 1982 susvisé et l’inspecteur santé et sécurité au travail ne participent pas au vote.
Les instances émettent leur avis à la majorité des présents. S’il est procédé à un vote, celui-ci a lieu à main levée.

Les abstentions sont admises. L’avis est favorable ou défavorable lorsque la majorité des membres présents s’est prononcée en ce sens.
Un membre quittant la séance est remplacé de plein droit par un suppléant. A défaut, il peut donner délégation à un autre membre du comité pour voter en son nom.
A défaut de majorité, l’avis est réputé avoir été donné ou la proposition formulée.
Lorsque les comités sociaux d’administration sont réunis en formation conjointe en application des quatrième et cinquième alinéas du II de l’article 18, les conditions de vote s’apprécient au regard de la formation conjointe et non de chacun des comités la composant.
Lorsque les comités sociaux d’administration sont réunis conjointement en application de l’article 82, les conditions de vote s’apprécient au regard de la réunion conjointe et non de chacun des comités la composant.

Lorsqu’un projet de texte prévu à l’article 48 recueille un vote unanime défavorable du comité, le projet fait l’objet d’un réexamen et une nouvelle délibération est organisée dans un délai qui ne peut être inférieur à huit jours et excéder trente jours. La nouvelle convocation est adressée dans un délai de huit jours au moins aux membres du comité.
Le comité siège alors valablement quel que soit le nombre de représentants du personnel présents. Il ne peut être appelé à délibérer une nouvelle fois suivant cette même procédure.

Les séances des comités ne sont pas publiques.
Les personnes participant, à quelque titre que ce soit, aux travaux des comités sociaux d’administration sont tenues à l’obligation de discrétion professionnelle à raison des pièces et documents dont ils ont eu connaissance à l’occasion de ces travaux.

Toutes facilités doivent être données aux membres des comités et aux membres des formations spécialisées pour exercer leurs fonctions.
Lorsque les membres de la formation spécialisée ou du comité social d’administration en l’absence de formation spécialisée procèdent à la visite des services, ils bénéficient de toutes facilités et notamment d’un droit d’accès aux locaux relevant de leur aire de compétence géographique dans le cadre des missions qui leur sont confiées par ladite formation spécialisée. Les conditions d’exercice de ce droit d’accès peuvent faire l’objet d’adaptations s’agissant des administrations ou des services soumis à des procédures d’accès réservé par la réglementation. Ces adaptations sont fixées par voie d’arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique et du ministre concerné.

I. – Les représentants du personnel, membres titulaires et suppléants des formations spécialisées, ou du comité en l’absence de formation spécialisée, bénéficient d’une formation en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail d’une durée minimale de cinq jours au cours de leur mandat. Elle est renouvelée à chaque mandat.

Cette formation est inscrite, de plein droit, au plan de formation de l’administration dans les conditions prévues au chapitre II du décret du 15 octobre 2007 susvisé.
Le contenu de cette formation répond à l’objet défini aux articles R. 2315-9 et R. 2315-11 du code du travail.

Cette formation est dispensée soit par un organisme figurant sur la liste arrêtée par le préfet de région en application de l’article R. 2315-8 du code du travail, soit par un des organismes figurant sur la liste arrêtée en application de l’article 1er du décret du 15 juin 1984 susvisé, soit par l’administration ou l’établissement concerné, ou un organisme public de formation.
L’employeur prend en charge les frais de déplacement et de séjour des agents en formation dans les conditions prévues pour les frais de déplacement des personnels civils de l’Etat.
Pour deux des cinq jours de formation, les représentants du personnel membres des formations spécialisées ou, lorsque celles-ci n’ont pas été créées, membres du comité social d’administration bénéficient du congé pour formation en matière d’hygiène et de sécurité au travail prévu au 7° bis de l’article 34 de la loi du 11 janvier 1984 susvisée dans les conditions prévues au III du présent article.

II. – Les représentants du personnel membres du comité qui ne siègent pas en formation spécialisée bénéficient de la formation mentionnée au premier alinéa pour une durée de trois jours au cours de leur mandat. Par dérogation, le sixième alinéa du I ne leur est pas applicable.
Cette formation est renouvelée à chaque mandat. Elle est, en tout ou en partie, assurée conjointement à l’intention des représentants du personnel et des représentants de l’administration.

III. – Le congé pour formation en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail prévu au 7° bis de l’article 34 de la loi du 11 janvier 1984 susvisée ne peut être accordé que pour suivre une formation prévue au I et dans les conditions qu’il prévoit, sous réserve des présentes dispositions.
L’agent choisit la formation et, parmi les organismes mentionnés au quatrième alinéa du I du présent article, l’organisme de formation qui l’assure.
Il adresse sa demande de congé par écrit à son autorité hiérarchique ou, le cas échéant, à son autorité de gestion au moins un mois avant le début de la formation. La demande précise la date à laquelle l’agent souhaite prendre son congé ainsi que le descriptif et le coût de la formation, le nom et l’adresse de l’organisme de formation choisis par l’agent.
Le bénéfice de ce congé ne peut être refusé que si les nécessités du service s’y opposent.
L’autorité saisie est tenue de répondre à la demande de l’agent au plus tard le quinzième jour qui précède le début de la formation sollicitée.

Les dépenses afférentes à la formation suivie pendant le congé sont prises en charge par l’administration ou l’établissement concerné dans les conditions prévues à l’article R. 2315-21 du code du travail.
A son retour de congé, l’agent remet à l’autorité dont il relève une attestation délivrée par l’organisme de formation constatant son assiduité. En cas d’absence sans motif valable, l’agent est tenu de rembourser à l’administration ou à l’établissement concerné les dépenses prises en charge en application de l’alinéa précédent.

Les représentants du personnel, titulaires et suppléants, membres des formations spécialisées en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail ou, lorsqu’il n’en n’existe pas, membres des comités sociaux d’administration bénéficient, pour l’exercice de leurs missions mentionnées au chapitre II du titre III, d’un contingent annuel d’autorisations d’absence fixé en jours par arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique et du ministre chargé du budget, proportionnellement aux effectifs couverts par ces instances et à leurs compétences.
Ce contingent annuel d’autorisations d’absence peut être majoré pour tenir compte de critères géographiques ou de risques professionnels particuliers. La liste des formations spécialisées ou, lorsqu’il n’en existe pas, des comités sociaux d’administration qui bénéficient de cette majoration est fixée par arrêté conjoint du ou des ministres concernés et du ministre chargé de la fonction publique.
Ce contingent annuel d’autorisations d’absence est utilisé sous forme d’autorisations d’absence d’une demi-journée minimum qui peuvent être programmées. L’autorisation d’absence utilisée au titre de ce contingent annuel est accordée sous réserve des nécessités du service.
Un arrêté du ou des ministres concernés peut déterminer un barème de conversion du contingent annuel d’autorisations d’absence en heures pour tenir compte des conditions d’exercice particulières des fonctions de certains membres des formations spécialisées ou, lorsqu’il n’existe pas de formation spécialisée, des comités sociaux d’administration.
Cet arrêté peut également prévoir la possibilité pour chaque membre de renoncer à tout ou partie du contingent d’autorisations d’absence dont il bénéficie au profit d’un autre membre ayant épuisé son contingent de temps en cours d’année.

Une autorisation d’absence est aussi accordée aux représentants du personnel faisant partie de la délégation de la formation spécialisée en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail ou, lorsqu’il n’en existe pas, du comité social d’administration, réalisant les enquêtes prévues aux articles 64 et 67 du présent décret et, dans toute situation d’urgence, pour le temps passé à la recherche de mesures préventives, notamment pour l’application de l’article 67 et des articles 5-5 et 5-6 du décret n° 82-453 du 28 mai 1982 susvisé.
Les temps de trajets afférents aux visites prévues à l’article 63 font également l’objet d’autorisations d’absence.

Les membres titulaires et suppléants ainsi que les experts convoqués ne perçoivent aucune indemnité du fait de leurs fonctions dans ces instances. Les membres convoqués pour assister avec voix délibérative aux travaux des instances ainsi que les experts sont indemnisés pour les frais de déplacement et de séjour, dans les conditions fixées par la réglementation applicable aux frais de déplacement des personnels civils de l’Etat.

Les projets élaborés et les avis émis par les comités sociaux d’administration sont portés par l’administration à la connaissance des agents en fonction dans les administrations, services ou établissements intéressés dans un délai d’un mois, par tout moyen approprié.
Les membres des comités doivent, dans un délai de deux mois, être informés, par une communication écrite du président à chacun des membres, des suites données à leurs propositions et avis.

Dans l’intérêt du service, la durée du mandat des représentants des personnels d’un comité social d’administration peut être réduite ou prorogée, par arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique et du ministre intéressé. Cette réduction ou prorogation ne peut excéder une durée de dix-huit mois.
En cas de difficulté dans son fonctionnement, un comité social d’administration peut être dissous dans la forme prévue pour sa constitution :
1° Après avis du Conseil supérieur de la fonction publique de l’Etat lorsqu’il s’agit d’un comité social d’administration ministériel, d’un comité social d’administration de proximité d’autorité administrative indépendante ou d’un comité social d’administration de proximité d’établissement public de l’Etat ;
2° Après avis du comité social d’administration ministériel intéressé lorsqu’il s’agit d’un comité instauré au sein du département ministériel ;
3° Après avis du comité social d’administration de proximité d’établissement public de l’Etat lorsqu’il s’agit d’un comité social d’administration spécial de cet établissement.
Il est alors procédé, dans le délai de deux mois à la mise en place, dans les conditions fixées par le présent décret, d’un nouveau comité social d’administration.

Le décret mentionné à l’article 79 du décret n° 82-453 du 28 mai 1982 susvisé peut comporter des adaptations aux conditions d’organisation et de fonctionnement des formations spécialisées des services du ministère de la défense.

Les dispositions des articles 81, 82, 84, 85, 89, 90, 92, 97, 98 et 99 applicables aux comités sociaux d’administration s’appliquent également aux formations spécialisées.