BULLETIN OFFICIEL DU MINISTÈRE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI, DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE ET DU DIALOGUE SOCIAL du 30 AVRIL 2014. – TRAVAIL 2014/4

FICHE 1
LA BASE DE DONNÉES ÉCONOMIQUES ET SOCIALES

Tout au long de l’année, le comité d’entreprise est destinataire de très nombreuses informations : informations périodiques, informations liées à des consultations récurrentes mais également à des consultations ponctuelles.
Alors même que les évolutions en termes d’obligations d’information ont toujours cherché à renforcer la connaissance qu’ont les élus de la situation de l’entreprise, les informations pertinentes pour le comité peuvent en réalité s’avérer difficiles à exploiter. Surtout leur présentation dans différents rapports et supports conduit souvent les élus à disposer d’une information très formelle et segmentée dont le caractère séquencé dans le temps ne facilite pas l’obtention d’une vision d’ensemble.

Cela ne favorise pas l’instauration d’un dialogue social de qualité.

Ce constat dressé, les partenaires sociaux signataires de l’ANI du 11 janvier 2013 ont souhaité la mise en place d’un outil qui permette :
– une organisation des informations qui permette la mise en visibilité de la construction et de la distribution de la valeur ajoutée ;
– de constituer une base à l’information et à la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise ;
– une mise à disposition des informations transmises de manière récurrente au comité d’entreprise.

La création d’une base de données dans chaque entreprise permettra de classer et de regrouper les informations qui doivent obligatoirement être fournies au comité d’entreprise de manière cohérente et par grandes thématiques.
Accessible de manière permanente, cette base améliorera ainsi la lisibilité de ces informations, favorisera leur appropriation et des échanges constructifs entre les représentants élus et la direction de l’entreprise.
Ce nouveau dispositif constitue ainsi une opportunité pour refondre le dialogue avec le comité d’entreprise.
C’est pourquoi il est conseillé aux employeurs de construire la base de données en lien étroit avec les IRP et les organisations syndicales représentatives de leurs entreprises. La négociation d’un accord sur ce thème pourrait être opportune.

1. Le contenu de la base de données

1.1. Les informations attendues dans la base de données

Le code du travail détermine les informations qui sont transmises de façon récurrente au comité d’entreprise. Ce sont ces informations qui devront donc obligatoirement figurer dans la base de données. Les informations transmises de manière ponctuelle au comité d’entreprise (par exemple, le plan de sauvegarde de l’emploi) n’ont pas à être mises à disposition dans la base de données économiques et sociales.
Les informations transmises de manière récurrente au comité d’entreprise – et, dans les entreprises à établissements multiples, au comité central d’entreprise et aux comités d’établissement –

sont :

– des informations récurrentes non liées à une consultation, qui peuvent ou non être contenues dans des rapports et bilans. Exemples : articles L. 2323-46 relatif à l’information trimestrielle dans les entreprises de
moins de 300 salariés ; L. 2323-48 relatif à l’information semestrielle sur la conclusion de contrats aidés ; L. 2323-50 et L. 2323-51 relatifs à l’information trimestrielle dans les entreprises d’au moins 300 salariés ;
L. 3142-106 relatif à la liste des demandes de congé ou de période de travail à temps partiel donnée semestriellement ;

– des informations données à l’occasion de consultations récurrentes, qui peuvent ou non être contenues dans des rapports et bilans. Exemples : articles L. 2323-12 relatif à la consultation sur la politique de recherche et de développement technologique ; L. 2323-33 relatif à la consultation sur les orientations de la formation professionnelle ; L. 2323-47 relatif à la consultation sur le rapport sur la situation économique de l’entreprise ; L. 2323-57 et L. 2323-58 relatifs à la consultation sur le rapport sur la situation comparée des conditions générales d’emploi et de formation des femmes et des hommes ; L. 2323-68 à L. 2323-77 relatifs à la consultation sur le bilan social ; L. 3121-11 relatif à la consultation sur le contingent annuel d’heures supplémentaires à défaut d’accord ;

– des informations transmises au CHSCT qui sont également transmises au comité d’entreprise.

Exemple : article L. 4612-17 relatif au rapport faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail ;

– des informations issues d’autres codes et pour lesquelles le code du travail prévoit qu’elles sont fournies de manière récurrente au comité d’entreprise. Exemple : l’ensemble des informations relevant des documents comptables et financiers a vocation à être mis à disposition des élus dans la base de données, les articles L. 2323-8 à L. 2323-11 du code du travail prévoyant que ces informations fournies aux instances dirigeantes de l’entreprise doivent être communiquées au comité d’entreprise.

Ces informations varient d’ailleurs le plus souvent en fonction du statut de l’entreprise selon qu’il s’agit par exemple d’une société commerciale, d’une société civile, ou encore d’une association. L’article L. 2323-8 du code du travail prévoit ainsi que, dans les sociétés commerciales, l’employeur communique au comité d’entreprise l’ensemble des documents transmis annuellement à l’assemblée générale des actionnaires ainsi que le rapport du commissaire aux comptes.

Il s’agit notamment du rapport mentionné à l’article L. 225-100 du code de commerce, des documents mentionnés à l’article L. 225-115 du même code, tels que les comptes annuels, le cas échéant les comptes
consolidés accompagnés du rapport de gestion y afférent, etc.

Toutes ces informations mises à la disposition des élus seront réparties entre les différentes rubriques de la base de données définies aux articles R. 2323-1-3 et R. 2323-1-4 de la façon qui soit la plus pertinente possible pour faciliter leur exploitation et leur appropriation par les élus.

Par exemple, les informations listées dans le bilan social au titre de l’article R. 2323-17 du code du travail devant figurer au point « 1.1 Effectif » du bilan social (à savoir l’effectif total au 31 décembre, l’effectif
permanent, le nombre de salariés titulaires d’un CDD au 31 décembre…) pourront être considérées comme relevant de la rubrique « A1o a) Évolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté » de la base de données. Les informations listées au « 2.1 Montant des rémunérations » du bilan social (choix de deux indicateurs dans deux groupes) pourront figurer dans la rubrique « C 1o a) Frais de personnel » de la base de données. Le « 3. Santé et sécurité au travail » peut être mis dans la rubrique « A1o g) conditions de travail ».

Au-delà de ces informations transmises de manière récurrente au comité d’entreprise, si d’autres informations complémentaires s’avèrent utiles à la consultation sur les orientations stratégiques, elles sont mises à disposition dans la base de données.

Enfin, toutes les informations contenues dans la base de données revêtent un caractère prospectif et historique.
Il s’agit des informations disponibles de manière définitive ou provisoire relatives à l’année en cours, aux deux années précédentes et aux trois années suivantes. Concernant les perspectives sur les trois années suivant l’année en cours, si elles ne peuvent faire l’objet de données chiffrées ou de grandes tendances, l’employeur devra expliquer pour quelles raisons.
Il convient de noter que le décret précise qu’au titre de l’année 2014 pour les entreprises d’au moins 300 salariés et de l’année 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés, les entreprises ne sont pas tenues d’intégrer dans la base de données mentionnée à l’article L. 2323-7-2 les informations relatives aux deux années précédentes.

En conséquence, au titre de l’année 2014, les entreprises d’au moins 300 salariés ne sont pas tenues d’intégrer les informations relatives aux années 2012 et 2013 et au titre de l’année 2015, les entreprises de moins de 300 salariés ne sont pas tenues d’intégrer les informations relatives aux années 2013 et 2014.

1.2. Des éléments d’explications sur l’intitulé de certaines rubriques de la base de données

Comme indiqué précédemment, la constitution de la base de données économiques et sociales vise notamment à présenter de manière plus intelligible, simple et dynamique les informations transmises de manière récurrente aux élus du comité d’entreprise. Ce sont donc bien essentiellement les informations déjà fournies en application du code du travail à ces élus qui devront être mises à disposition dans la base de données.
Certaines rubriques en particulier appellent des éléments d’explication.
L’exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité
Pour cette rubrique, il convient que les comités d’entreprise retrouvent dans la base de données les informations d’ores et déjà fournies au titre de :

– l’article R. 2323-12 du code du travail, qui liste les rubriques du rapport annuel de situation comparée des femmes et des hommes et qui précise que l’un des indicateurs du rapport porte sur les conditions de travail.
En effet, il est indiqué à l’article R. 2323-12 § I du tableau 4, que les élus du comité d’entreprise doivent disposer de « données générales par sexe » : répartition par poste de travail selon :

– l’exposition à des risques professionnels ;

– la pénibilité, dont le caractère répétitif des tâches » ;
– l’article R. 2323-17 relatif au bilan social qui comporte une rubrique 4 « Autres conditions de travail » qui traite notamment, dans le cadre d’un item « conditions physiques de travail », du nombre de personnes
exposées à certains risques précisés (bruit, chaleur, intempéries) ;

– l’article L. 4612-17 qui prévoit la transmission pour information au comité d’entreprise du rapport faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail.
L’employeur peut ainsi satisfaire à l’obligation de présentation des informations relative à l’exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité prévue au g du 1o du A de l’article R. 2323-1-3, en faisant figurer l’ensemble de ces informations dans la base de données.

La sous-traitance

Cet item est déjà prévu dans le bilan social.
La sous-traitance, conformément à la loi no 75-1334 du 31 décembre 1975, s’entend comme une opération par laquelle un entrepreneur confie, par un contrat de sous-traitance et sous sa responsabilité, à une autre personne appelée « sous-traitant », tout ou partie de l’exécution du contrat d’entreprise ou d’une partie du marché public conclu avec l’acheteur ou le commanditaire de la prestation.

2. Les modalités de mise en place de la base de données

Conformément aux articles R. 2323-1-6 et suivants du code du travail, l’employeur fixe les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base de données de manière à ce que ces modalités permettent aux personnes y ayant accès d’exercer utilement leurs compétences respectives.
Comme indiqué dans l’introduction, il est recommandé que la mise en place de la base, ses modalités d’accès, de consultation et d’utilisation fasse l’objet d’une négociation dans l’entreprise ou a minima d’un dialogue.

2.1. Le niveau de mise en place de la base de données

La loi sur la sécurisation de l’emploi prévoit que la base de données est le support de la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise. La base de données économiques et sociales est donc mise en place au niveau de l’entreprise (art. R. 2323-1-6 du code du travail).Dans les entreprises à établissements multiples :
– il n’y a pas d’obligation de mettre en place une base de données par établissement ;
– la base de données mise en place au niveau de l’entreprise devra toutefois comporter l’ensemble des informations que l’employeur doit mettre à la disposition des membres du comité central d’entreprise et des comités d’établissement.

2.2 La mise en place au niveau de l’unité économique et sociale (UES)

L’article L. 2322-4 du code du travail dispose que lorsqu’une UES, regroupant au moins 50 salariés, est reconnue par convention ou décision de justice entre plusieurs entreprises juridiquement distinctes, la mise en
place d’un comité d’entreprise commun est obligatoire.
Il ressort de cet article que l’UES est assimilée à une entreprise à part entière s’agissant du droit de la représentation du personnel. L’UES doit avoir des instances de représentation du personnel qui lui sont appropriées et qui correspondent à son périmètre (loi du 28 octobre 1982). La base de données est donc mise en place au niveau de l’UES.

2.3. La mise en place au niveau du groupe

L’article R. 2323-1-10 du code du travail prévoit qu’une convention ou accord de groupe peut prévoir la constitution d’une base de données au niveau du groupe.

En aucun cas, elle ne se substitue à celle de l’entreprise.
Cette possibilité offre l’avantage – pour les entreprises qui le souhaitent et dans lesquelles un accord a pu être trouvé – de regrouper l’ensemble des informations données aux instances de représentation du personnel des différentes sociétés d’un groupe, d’harmoniser ces informations et d’en permettre une meilleure connaissance par ces instances.
Il appartient à l’accord de déterminer les personnes ayant accès à la base de données mise en place au niveau du groupe ainsi que les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de cette base.

3. Les modalités d’accès, d’actualisation et de confidentialité des données mises à disposition dans la base de données économiques et sociales

3.1. La permanence d’accès aux informations de la base de données

La loi de sécurisation de l’emploi a précisé que « la base de données est accessible en permanence aux membres du comité d’entreprise ou, à défaut, aux délégués du personnel, ainsi qu’aux membres du comité central d’entreprise, du CHSCT et aux délégués syndicaux » (art. L. 2323-7-2 du code du travail). Cette notion de disponibilité permanente des informations devant être transmises de manière récurrente aux comités d’entreprise est particulièrement importante car elle vise à rompre avec une transmission d’informations souvent vécue par les élus et les employeurs comme trop formelle et pas assez dynamique au regard du rythme des évolutions au sein des entreprises.
La notion de permanence imposée par la loi ne peut toutefois s’entendre comme une obligation pour toutes les entreprises de rendre la base de données accessible aux élus 24 h/24 et 7 jours sur 7.
En effet, comme précisé à l’article R. 2323-1-7 du code du travail, la base de données est tenue à la disposition des élus sur un support informatique ou papier.
Pour des raisons pratiques (fermeture nocturne et/ou hebdomadaire de l’entreprise) la base de données peut ne pas être accessible 24 heures sur 24 lorsque la consulter nécessite un accès aux locaux de l’entreprise, par exemple quand elle est tenue à disposition sous forme papier ou accessible seulement par l’intranet de l’entreprise.
Par conséquent, conformément à l’article R. 2323-1-7 du code du travail, il appartient à l’employeur de définir les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base de données. Il est souhaitable que cette décision fasse l’objet d’un dialogue avec les utilisateurs.
Si l’employeur peut ainsi mettre en place la base de données en prenant au mieux en compte l’organisation de son entreprise et ses choix en matière de sécurité des informations, il doit veiller à ce que les modalités qu’il définit permettent bien aux représentants du personnel d’exercer utilement leurs compétences respectives.

3.2. L’accès à la base de données

La loi portant sécurisation de l’emploi a prévu :
– à l’article L. 2323-7-3 du code du travail que tous les éléments d’information transmis de manière récurrente au comité d’entreprise sont mis à disposition de ses membres dans la base de données ;
– tout en précisant à l’article L. 2323-7-2 que la base de données est accessible en permanence aux membres du comité d’entreprise, mais aussi aux délégués syndicaux et aux membres du CHSCT.
Les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base doivent permettre à ces représentants du personnel, qu’ils soient titulaires ou suppléants, d’exercer utilement leurs compétences respectives (art. R. 2323-1-7 du code du travail).

Dans les entreprises à établissements multiples, les membres du comité central d’entreprise, comme des comités d’établissement, auront accès à la base de données dans le cadre ainsi rappelé. Les délégués du personnel n’y ont accès que s’ils exercent les attributions économiques du comité d’entreprise.
Dans les entreprises ayant mis en place une délégation unique du personnel, les membres de cette délégation qui exercent les attributions du comité d’entreprise ont accès à la base de données.

S’agissant des délégués syndicaux et des élus du CHSCT, l’objectif était de voir ces personnes disposer d’informations mieux structurées, leur permettant ainsi de mieux s’approprier les grandes orientations de l’entreprise dans son environnement en vue de l’exercice de leurs attributions.

Les informations auxquelles un comité d’établissement doit avoir accès

Dans le cas des entreprises à établissements multiples, les informations et consultations du comité d’entreprise prévues par le code du travail s’appliquent au comité central d’entreprise et aux comités d’établissement selon leurs compétences respectives prévues aux articles L. 2327-2 et L. 2327-15 du code du travail. La loi portant sécurisation de l’emploi n’a pas modifié ces dispositions.

En application de ce principe, les comités d’établissement sont donc informés et consultés dès lors que la mesure est spécifique à l’établissement ou suppose des modalités d’application décidées par les chefs
d’établissement.
Les membres des comités d’établissement devront avoir accès dans la base de données :
– à toutes les informations qui leur sont transmises de manière récurrente dans le cadre des procédures d’information et contenues dans des rapports et bilans qui leur sont communiqués périodiquement. Exemples :
le bilan social de leur établissement ; les documents comptables et financiers lorsqu’il existe une comptabilité propre à l’établissement ; les informations trimestrielles ou semestrielles prévues par le code ;
– à toutes les informations données à l’occasion de consultations récurrentes qui les concernent.

Exemples : si les orientations stratégiques envisagées par l’employeur ont des conséquences économiques et sociales sur un des établissements, le comité d’établissement concerné devra être consulté sur les conséquences de cette stratégie pour l’établissement et devra donc avoir accès aux informations y afférentes.
L’accès des membres des établissements aux informations nécessaires à l’exercice de leur mandat doit ainsi être garanti. C’est par ailleurs la condition pour, à terme, permettre la substitution de la base de données aux rapports fournis au niveau des établissements.

3.3. L’obligation de discrétion

L’ensemble des personnes ayant accès à la base est tenu à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur (art. L. 2323-7-2).
La jurisprudence notamment permet de préciser la notion d’information confidentielle. Une information ne peut être considérée comme confidentielle si elle est déjà largement connue du public ou des salariés de l’entreprise (JO AN CR. 30 juin 1965 p 2729). Par ailleurs, une information est confidentielle si sa divulgation est de nature à nuire à l’intérêt de l’entreprise (CA Paris 3 février 2004, no 03/35335 ; CA Rennes, 30 mars 1983).
L’article R. 2323-1-8 du code du travail prévoit en outre que lorsque des informations confidentielles sont présentées comme telles par l’employeur dans la base de données, il précise la durée du caractère confidentiel de ces informations que les personnes ayant accès à la base sont tenues de respecter.
Les informations économiques ou financières devront être examinées au regard des exigences légales qui régissent ces informations notamment en matière de droit boursier.
Les droits d’accès à la base fournis par l’employeur aux personnes mentionnées à l’article L. 2323-7-2 sont strictement personnels et ne peuvent être transmis à un tiers.
Le respect de cette obligation est essentiel car il est la condition pour que le dialogue entre les élus et la direction de l’entreprise se tienne dans un climat de confiance.

3.4. La mise à jour de la base de données

La base de données constitue un outil, et à terme une simplification dans la mise à disposition et la transmission des informations au comité d’entreprise. Sa mise à jour s’appuie sur les dispositions du code du travail relatives à l’actualisation des informations transmises de manière récurrente au comité d’entreprise. L’article R. 2323-1-6 précise que les éléments d’information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le code.
Ainsi, par exemple, les informations trimestrielles données au comité d’entreprise (exemple : articles L. 2323-46 et L. 2323-50) devront être mises à jour trimestriellement dans la base de données.

4. La substitution des rapports et informations récurrentes transmises au comité d’entreprise

La mise à disposition de l’ensemble des informations récurrentes dans la base de données économiques et sociales est obligatoire au titre de l’article L. 2323-7-3 du code du travail. Elle permet la substitution aux divers rapports et bilans qui représente à terme une simplification importante. Le cas échéant, les entreprises qui le souhaitent ont néanmoins toujours la faculté de compléter la mise à disposition des informations par une transmission par un autre biais.
Le décret prévoit que la mise à disposition dans la base de données des éléments d’information contenus dans les rapports et des informations transmis de manière récurrente au comité d’entreprise vaut communication à celui-ci des rapports et informations lorsque les deux conditions cumulatives suivantes sont remplies :
– les éléments d’information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le code du travail ;
– l’employeur met à disposition des membres du comité d’entreprise les éléments d’analyse ou d’explication lorsqu’ils sont prévus par le code du travail.

Exemple : l’article L. 2323-51 prévoit que chaque trimestre l’employeur informe le comité d’entreprise notamment de la situation de l’emploi et des éléments qui l’ont conduit à faire appel, au titre de la période écoulée et qui pourraient le conduire à faire appel pour la période à venir, à des CDD, à des contrats de mission.

Dans ce cas, pour valoir communication au comité d’entreprise, l’employeur devra :
– mettre dans la base de données l’ensemble des données chiffrées (portant sur l’année en cours, les deux années précédentes) et données ou tendances portant sur les trois années à venir ;
– actualiser ces données tous les trois mois ;
– informer les membres du comité de la mise à disposition des informations et de leur actualisation ;
– et accompagner ces données des explications attendues à l’article L. 2323-51.

Dans le cadre des entreprises à établissements multiples, la possibilité de substitution vise les rapports et
informations transmis de manière récurrente au comité central d’entreprise et aux comités d’établissement.
Concernant cette possibilité de substitution, la loi et le décret ne visent expressément que les rapports et
informations transmis de manière récurrente au comité d’entreprise.
Par conséquent, aucune substitution n’est possible pour les informations données aux autres instances
représentatives du personnel. Par exemple, la mise à disposition actualisée dans la base de données des éléments
d’information contenus dans les rapports et informations transmis de manière récurrente au seul CHSCT ne pourra
pas valoir communication au CHSCT des rapports et informations, même si cette mise à disposition remplit les
deux conditions cumulatives du décret.

De même s’il est possible pour une entreprise de verser dans la base de données des informations nécessaires à la consultation du comité d’entreprise concernant des événements ponctuels, l’article L. 2323-7-3 du code du travail précise que dans ce cadre, les consultations du comité d’entreprise concernées continuent de faire l’objet de l’envoi de ces rapports et informations.
Il e st à noter que le code du travail prévoit aujourd’hui la transmission à l’inspecteur du travail de certains rapports et bilans qui peuvent faire l’objet d’une substitution. Dans le cadre d’un projet d’ordonnance de
simplification, une mise en cohérence des textes pourra être effectuée.

5. La mise à disposition aux membres du comité d’entreprise des informations récurrentes dans la base de données

La loi prévoit une mise en place progressive de la base de données.
Si les informations nécessaires à la consultation sur les orientations stratégiques doivent être intégrées dans la base de données dès sa mise en place, c’est-à-dire au 14 juin 2014 pour les entreprises d’au moins 300 salariés et au 14 juin 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés, elle prévoit pour les autres informations récurrentes une intégration progressive dans la base de données. Elles devront, dans leur totalité, être mises à la disposition des membres du comité d’entreprise dans la base de données au plus tard le 31 décembre 2016.